9 factores clave para gestionar un proyecto de construcción industrial
Estos son los 9 factores que influyen para lograr con éxito el cierre de un proyecto de construcción industrial:
1. Estimación de costos óptima y precisa
El proceso de la gestión de la construcción comienza a partir de la necesidad de un cliente por expandir, modificar, renovar, reubicar o mantener una nave industrial. Es entonces cuando crea una requisición de propuesta (RFP - request of proposal y RFQ - request of quote). Estas requisiciones son procesadas y atendidas por distintos proveedores, los cuales deben hacer una estimación de costos para concursar y posteriormente ser elegidos para desarrollar el proyecto. La estimación de costos óptima y precisa, además de permitir ganar un proyecto, es la guía para estructurar eficazmente las actividades clave, los recursos, el tiempo, el arranque y el cierre del mismo. Sin esta guía, es como navegar en un mar sin brújula. Además, el costo de un proyecto y la capacidad de un administrador para mantenerse dentro de un presupuesto, son determinantes para asegurar el éxito del mismo.
2. Claridad de los objetivos del proyecto
Los objetivos del proyecto se deben determinar de forma clara y plantear acorde a lo que es alcanzable en relación a los recursos y capacidad con los que se cuenta. Estos objetivos también deben de ser tangibles. Una técnica práctica para definirlos es la mnemotécnica S.M.A.R.T., la cual indica que la definición de los objetivos se debe hacer de forma especifica (specific), medible (measurable), alcanzable (achievable), realista (realistic), limitados en el tiempo (time-bound).
3. Plan a detalle y específico
El detalle de todas las acciones necesarias para desarrollar el proyecto de inicio a fin, deben estar plasmadas de forma específica para poder definir, preparar, integrar y monitorear las actividades que indicarán el progreso y cumplimiento de los objetivos. El plan de trabajo de un proyecto plasma lo esencial a tener en mente para poder cerrarlo de forma exitosa. A la par, se deben establecer e indicar una lista de actividades y tareas a realizarse. Las cuales se deben programar en un horario específico que indique el inicio y el final de cada una, así como el responsable a ejecutarlas. El administrador del proyecto es el responsable de dar seguimiento a la ejecución de cada una de ellas y asegurar que el plan se lleve acabo cumpliendo los objetivos marcados. El programa de este plan se puede ajustar y ampliar de acuerdo a los avances, sin embargo los objetivos siempre deben respetarse acorde a lo planeado.
4.Administración efectiva de recursos y tiempo
Formar y dirigir un equipo de trabajo especializado al que se le pueda delegar tareas clave, son una de las principales responsabilidades que deben ser gestionadas efectivamente. Además, de los otros recursos, como los materiales, las herramientas, la tecnología, las relaciones con todos los involucrados en el proyecto y el tiempo. La tecnología es una de las herramientas que pueden utilizarse en paralelo, para llevar a cabo esta administración de forma efectiva. Por ejemplo, plataformas digitales como: TeamWork, y/o métodos colaborativos de gestión de proyectos de la construcción como el BIM (Building Information Modeling).
5. Consulta e involucramiento del cliente
La comunicación con el cliente es primordial para asegurar que todas las requisiciones y solicitudes se procesen en tiempo y forma. Además, la satisfacción del cliente debe ser el enfoque a seguir para cada proyecto, ya que es lo que permite dirigir el proyecto hacia un desarrollo correcto y obtener buenos resultados. Un cliente feliz es uno de los mejores resultados de cualquier proyecto. Sin la voz del cliente, un proyecto puede dirigirse hacia un rumbo equivocado, lleno de sorpresas desagradables y en el peor de los escenarios, a una finalización prematura del mismo.
6. Monitoreo y supervisión efectiva
El administrador de proyectos de construcción monitorea y supervisa de forma continua cada una de las actividades y tareas a realizarse, de tal forma que se cumplan los objetivos planteados para el desarrollo del proyecto. Este proceso requiere controlar el progreso del tiempo y desempeño de cada uno, con el fin de identificar problemas potenciales para poder tomar medidas correctivas necesarias y asegurar que el proyecto se lleve a cabo dentro del plan, tiempo y presupuesto. Existen herramientas que se pueden usar para poder mantener un control óptimo y eficaz.
7. Gestión de riesgos y seguridad
La gestión de riesgos en la construcción se diseña para poder proveer un plan, control y monitoreo de las medidas necesarias para prevenir la exposición al riesgo. Es necesario identificar las amenazas y evaluar el grado de riesgo de cada una, para ofrecer las medidas de control y administrar cualquier exposición y residuos del riesgo. El ser capaz de gestionar el riesgo en la construcción se basa en la prevención e identificación de posibles amenazas antes de que sucedan. Es por tal, que en la construcción industrial existen medidas de seguridad que deben ser tomadas en cuenta de forma consciente y continua.
8. Negociación y comunicación eficaz
Comunicarse efectivamente con subcontratistas, proveedores, colaboradores y clientes es una de las habilidades más importantes para poder cumplir los objetivos de un proyecto en tiempo y forma. Dentro de esta habilidad se debe tener capacidad para negociar situaciones en las que se requiere tomar acciones de prevención o atención de conflictos. La comunicación es esencial para el manejo del tiempo y el cumplimiento de los objetivos. Es cada vez más usual el uso de herramientas digitales para mantener un flujo de comunicación inmediata, sin embargo, el manejo de conversaciones de persona a persona deben ser constantes para atender situaciones de conflicto al momento.
9. Capacidad para responder y solucionar situaciones inesperadas
Un buen administrador de proyectos de construcción industrial es aquel que es capaz de anticipar problemas y tomar medidas preventivas, además de reaccionar rápidamente a situaciones de conflicto en las que ofrezca soluciones inmediatas. La clave de esta habilidad está en el control continuo de las actividades y los colaboradores involucrados en la ejecución del proyecto. El análisis continuo de los resultados y cumplimiento de los objetivos, permiten al administrador anticiparse y visualizar la forma de actuar para cada actividad necesaria para lograr un cierre exitoso.
En conclusión, la gestión de la construcción industrial se logra con éxito cuando un administrador de proyectos es capaz de estimar costos de forma óptima y precisa, ser claro en los objetivos, definir un plan específico, administrar efectivamente los recursos, involucrar activamente al cliente, monitorear y controlar las actividades, los riesgos y la seguridad, negociar y comunicar efectivamente y por último, ser capaz de responder a situaciones inesperadas. El éxito de un proyecto, es un cliente feliz.
